الاجتماع التمهيدي هو لقاء رسمي يُعقد قبل بدء البطولة، يجمع بين رؤساء الفرق، المدربين، اللجنة المنظمة. يُعتبر هذا الاجتماع فرصة لضمان سير البطولة بسلاسة من خلال تقديم المعلومات الأساسية وتوضيح الأدوار والإجراءات المهمة هدف الاجتماع: - شرح مجريات البطولة: - تقديم لمحة عامة عن نظام البطولة، القوانين المطبقة، والتعديلات الخاصة إن وجدت. - توضيح إجراءات تسجيل الحضور والانسحاب، وكيفية التعامل مع أي استفسارات خلال المنافسة. - توضيح أماكن البطولة والمرافق: - تحديد أماكن الصالات الرياضية وأجهزة الجمباز المختلفة. شرح مسارات الدخول والخروج، وأماكن جلوس الفرق والمدربين. توضيح موقع مكاتب اللجان المنظمة، والحكام، والمركز الطبي، ومنطقة الإحماء. استعراض جدول البطولة: التأكد من معرفة الفرق بأوقات التمارين الرسمية وغير الرسمية. تحديد مواعيد المنافسات لكل فئة عمرية أو مستوى. توضيح المسؤولين والأدوار خلال البطولة: تقديم المدير الفني، المسؤولين الإداريين، واللجنة المنظمة. شرح كيفية التواصل مع اللجنة المنظمة في حال وجود استفسارات أو شكاوى. توزيع المستندات والوثائق الرسمية على الفرق: قائمة بأسماء اللاعبين: لمراجعة أي نقص أو أخطاء تتعلق بالأسماء أو الأعمار (خاصة في البطولات المعتمدة على الفئات العمرية). قائمة أرقام اللاعبين (Bib Numbers): تسليم الأرقام التي سيرتديها اللاعبون خلال البطولة. كشف ترتيب مرور اللاعبين: توزيع جدول الترتيب الزمني للمنافسات لضمان معرفة ترتيب أداء اللاعبين. معالجة الأخطاء المحتملة في تسجيل اللاعبين: الهدف الأساسي من الاجتماع هو تصحيح أي أخطاء في تسجيل اللاعبين قبل بدء المنافسات، مثل الأخطاء في الأسماء، التواريخ، أو توزيع الفرق. إضافات خاصة بالبطولات الدولية: في البطولات الدولية، يتم إضافة بعض الإجراءات الخاصة مثل: تسليم أرقام القفزات في جهاز طاولة القفز (Vault Numbers): حيث يُطلب من الفرق تسليم أرقام القفزات التي سيؤديها اللاعبون مسبقًا وفقًا للوائح الاتحاد الدولي للجمباز (FIG). تسليم الحركات الجديدة (New Elements Submission): إذا كان هناك لاعب سيؤدي حركة جديدة غير مدرجة سابقًا في قوانين التحكيم، يجب تقديم طلب رسمي للجنة التحكيم الفني قبل المنافسة لاعتمادها. أهمية الاجتماع التمهيدي: ✅ تجنب المشاكل الإدارية والتنظيمية خلال البطولة. ✅ التأكد من وضوح جميع القواعد للفرق المشاركة. ✅ ضمان سير المنافسة بسلاسة دون تأخير أو أخطاء في الترتيب. ✅ إتاحة الفرصة للمدربين والإداريين للاستفسار عن أي نقاط غير واضحة قبل بدء البطولة.